Ein Interessent (Verband) hat Doppelkopf Kommunikationsstrategien um ein Angebot für die interne und externe Kommunikation gebeten.
Um den Verband und seine bisherige externen Kommunikation kennen zu lernen, schaute ich mir die Materialen seiner Kommunikation wie Homepage des Verbandes, Homepage der Mitglieder und die Selbstdarstellung an. Als ich mir einen Überblick verschafft hatte, berichtete ich meine Erkenntnisse meinen beiden Chefinnen, Marie Therese Junkers und Marita Odia.
Dann fand ein Termin zwischen dem Verband und Doppelkopf Kommunikationsstrategien statt. In diesem Gespräch sammelten wir Informationen über den Verband mit Hilfe eines Gesprächleitfadens. Marie Therese Junkers und Marita Odia stellten Fragen zum Gründungsjahr, Anzahl der Mitglieder, bisherige interne und externe Kommunikation, Kontakt zur Presse und bisherige PR-Maßnahmen. Ich hielt diese Informationen in einem Protokoll fest.
Stärken- und SchwächenanalyseMarita Odia, Marie Therese Junkers und ich benutzten die Informationen aus dem Protokoll als Basis für eine Stärken- und Schwächenanalyse. Der Reihe nach bearbeiteten wir die Informationen, entschieden, ob sie als Stärke oder Schwäche gewertet werden und trugen sie in ein Analyseraster ein.
Diese Analyse ist dargestellt in einer Excel-Tabelle, gegliedert nach
- Öffentlichkeitsarbeit und Pressearbeit (Stärke: Unbeschriebenes Blatt in der Presse, Schwäche: bisher keine Pressearbeit und kein persönlicher Kontakt zu Journalisten)
- Auftritt und Image (Stärke: Mittelständische Firmen= direkter Weg, Schwäche: Mitglieder sind die "Kleinen" im Markt)
- Ressourcen und Organisation (Stärke: freiwillige Arbeit, Schwäche: Grenzen von freiwilliger Arbeit)
- Verbandsstruktur und Position im wirtschaftliche Umfeld (Stärke: Überschaubare Mitgliederzahl, Schwäche: Mitglieder stehen in Konkurrenz zueinander)
- interner Kommunikation (Stärke: zwei mal im Jahr finden Tagungen statt auf denen Fachwissen vermittelt wird, Schwäche: keine systematische und kontinuierliche interne Kommunikation zwischen den Veranstaltungen)
- Zielgruppenansprache (Stärke: Zielgruppe ist klar definierbar und überschaubar)
HandlungsbedarfAuf Grundlage der Stärken- und Schwächenanalyse haben meine beiden Chefinnen den Handlungsbedarf erarbeitet:
- Für regelmäßige Präsenz in der Fachpresse sorgen
- Internetseite um Presseseiten ergänzen
- Medium für die Kontinuierliche Mitgliederinformation erstellen
- Zielgruppen aktiv ansprechen
- Mehr Mitglieder gewinnen...
KommunikationsprogrammUm den oben genannten Handlungsbedarf umzusetzen, entwarfen wir ein Kommunikationsprogramm. Die Ziele sind
- extern: Mehr Profil gewinnen, indem Präsenz in der Fachpresse aufgebaut wird, die Fachkompetenz über ein Planungshandbuch für Profis deutlich gezeigt wird und die Wahrnehmung in der Branche verstärkt wird.
- intern: Gemeinsam aktiv werden, indem eine systematische Information gewährleistet wird.
Die Informationen aus der Stärken- und Schwächenanalyse, Handlungsbedarf und Kommunikationsprogramm werden in einem Kurzkonzept zusammen dargestellt und dem Verein als Angebot unterbreitet.